Использование архивных документов

Введение

Делопроизводство и документоведение – важные аспекты управления информационным обеспечением любой организации. Именно поэтому им уделяется так много внимания как в научной литературе, так и в прикладных исследованиях по управлению предприятием, государственными и муниципальными учреждениями. Архивное дело представляет собой широки спектр вопросов делопроизводства и отвечает за хранение и систематизацию документов, которые были когда-то созданы и несут в себе информацию, которая может быть полезной и значимой в течение определенного периода времени.
Таким образом, цель данной работы – изучить особенности использования архивных документов.
Задачи исследования:
- определить понятие использования архивных документов,
-изучить систематизацию архивных документов,
- определить возможности использовать архивных документов.
Объект исследования – архивная документация.
Предмет исследования – процесс и методы использования архивных документов.
Степень изученности данной темы высокая, что обусловлено интересом к ней со стороны ученых, теоретиков и практиков управления, менеджеров.
Методы исследования:
- анализ и синтез,
- сравнительный анализ,
- анализ нормативно-методических источников,
- анализ учебной и периодической литературы.
В качестве нормативно-правовой базы исследования использовались нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство организаций и работу с архивными документами.
Теоретическая база исследования представлена учебной литературой и научно0периодическими статьями российских авторов и документообороту и работе с архивами.
Структура работы обусловлена сложностью и масштабностью поставленных задач и включает в себя две главы и четыре параграфа, заключение и список источников.

 
1.Сущность архивной документации
1.1. Понятие и сущность архивных документов архивных документов

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, архивное дело — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации. Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения .
Также регламентируют работу с архивом «Основные правила работы архивов организаций», который был одобрен решением коллегии Росархива в 06.02.2002 г.
Архивные документы – это документы, которые сохраняют в себе данные о деятельности организации или ее работников, а также на основании информационной составляющей которых могут приниматься в дальнейшем какие-либо управленческие решения, создаваться новые документы, формироваться общественно-экономические и правовые отношения.
Вся работа с архивами регламентируется действующим законодательством, а также регламентами и порядками принятыми в учреждении или организации.
Как правило, в крупных корпорациях архивные документы составляют большую часть документооборота и для их хранения, а также дальнейшего использования формируется уникальная система учета, электронного хранения. К современным тенденциям развития работы с архивами является перевод их из печатно-документированной формы в электронную и созданию электронных систем хранения с архивными документами и учетом производимых с ними действий и мероприятий.
Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие. Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов. Учет в основном ведется по так называемым единицам хранения, которые могут представлять собой как отдельные документы, так и их совокупности, помещаемые в общую обложку.
В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Работа с документами в архиве осуществляется для достижения следующих задач:
- обеспечение целостности информации,
- обеспечение систематизации и учета информации,
- обеспечение возможности использования информации для решения задач и целей учреждения, кадрового учета и т.п.,
- обеспечение возможности мобильного поиска нужного документа и создания на его основе или основе описанных в нем данных нового документа, инициации новых общественных отношений,
- для обеспечения доказательной базы по различным организационно-экономическим, социальным и иным вопросам деятельности предприятия или его работников, контрагентов, партнеров и т.п.